Die SharePoint-Migration beim Bundesamt für Landwirtschaft (BLW) in der Schweiz wurde auf Basis eines Entscheids in der digitalen Strategie der IT des Bundes durchgeführt. Extern betriebene SharePoint-Services sollten in das Rechenzentrum des Bundes überführt werden. Die grundsätzlich klare Zielsetzung erwies sich jedoch in mehreren Dimensionen als anspruchsvoll:
- Extrem knapper Zeitplan
- Eine große Anzahl an Websites mit zum Teil umfangreichen Dateninhalten
- Umzug von einem privaten Rechenzentrum in das hochstandardisierte und sichere Rechenzentrum der Bundesverwaltung
- Migration hochindividueller, mit Third-Party-Werkzeugen angepasster Websites auf hochstandardisierte Websites ohne Drittanbieter-Tools
- Hohe Sicherheitsstandards und umfassende Hürden für den Einsatz von Migrationswerkzeugen, die eine Installation erfordern
- Ein anspruchsvolles Kommunikations- und Schulungskonzept für eine große Anzahl an Site-Ownern und Redakteuren
SharePoint-Migration mit Sharegate
Aufgrund der Rahmenbedingungen war eine native Migration mit SharePoint-Bordmitteln nicht realisierbar. Ohne Simulation und wiederholbare Migrationsiterationen wäre die erforderliche Umstellung der Content-Strukturen im verfügbaren Zeit- und Budgetrahmen nicht möglich gewesen.
Die Governance- und Sicherheitsvorgaben des Bundesrechenzentrums schlossen viele gängige Migrationswerkzeuge aus. Sharegate ermöglichte jedoch eine installationsfreie Migration und war das einzige Werkzeug, das mit der Zwei-Faktor-Authentifizierung und der vorhandenen Sicherheitsinfrastruktur kompatibel war.
Dank Sharegate konnten wir die Migration planen, simulieren und automatisieren.
Ergebnis mit Auszeichnung
Wir sind weiterhin stolz darauf, das Projekt erfolgreich, mit Auszeichnung und innerhalb des Kostenrahmens abgeschlossen zu haben. Das Ergebnis wurde so überdurchschnittlich gut bewertet, dass der Projektbericht von Sharegate als Referenz in der Öffentlichkeitsarbeit verwendet wurde.
Zur hohen Zufriedenheit trugen nicht nur die Qualität und Geschwindigkeit der Migration bei, sondern auch die ausgezeichnete Kommunikation mit den Site-Ownern und Redakteuren. Dieser Erfolg war auch der hervorragenden Zusammenarbeit mit dem IT- und Fachteam des BLW zu verdanken, ohne die diese Leistung nicht möglich gewesen wäre.
Was ist generell bei SharePoint-Migrationen zu beachten?
Eine SharePoint-Migration erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung, um sicherzustellen, dass alle Daten und Einstellungen ordnungsgemäß übertragen werden und die Benutzer nach der Migration nahtlos weiterarbeiten können. Wichtige Aspekte sind:
Sorgfältige Planung Eine detaillierte Planung ist entscheidend für den Erfolg. Alle Schritte sollten klar definiert und alle Beteiligten einbezogen werden.
Backup und Wiederherstellung Vor der Migration sollte eine vollständige Sicherung aller SharePoint-Daten und -Einstellungen durchgeführt werden, um im Falle von Problemen darauf zurückgreifen zu können.
Überprüfung von Inhalt und Struktur Inhalte und Struktur der bestehenden SharePoint-Umgebung sollten analysiert werden. Dabei ist zu entscheiden, welche Inhalte übernommen werden sollen und welche nicht.
Kompatibilität mit SharePoint-Versionen Es ist sicherzustellen, dass die Zielversion mit der bestehenden Umgebung kompatibel ist und alle benötigten Funktionen unterstützt.
Überprüfung von Berechtigungen Benutzerberechtigungen sollten überprüft und in der neuen Umgebung korrekt abgebildet werden.
Überprüfung benutzerdefinierter Lösungen Individuelle Anpassungen und Lösungen müssen auf Kompatibilität geprüft und gegebenenfalls angepasst werden.
Schulung der Benutzer Benutzer sollten rechtzeitig auf neue Funktionen und Änderungen vorbereitet werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
Testen der Migration Umfassende Tests stellen sicher, dass Daten vollständig und korrekt übertragen wurden und die neue Umgebung stabil funktioniert.
Durch die Berücksichtigung dieser Aspekte lässt sich eine SharePoint-Migration strukturiert und risikoarm umsetzen.
Weitere Referenzen
Einige Kunden, bei denen wir ebenfalls Modern-Workplace- oder Collaboration-Lösungen entworfen oder umgesetzt haben:
Schwarzwald-Baar-Klinikum, Marquardt, Ingenics, Mercedes-Benz, Brose, Stiftung Pfennigparade, Bauwerk Parkett
Im Bereich Migration haben wir zudem zahlreiche Lotus-Notes- und MS-Access-Anwendungen nach SharePoint oder Office 365 überführt, Intranets konsolidiert oder auf neuere SharePoint-Versionen migriert – darunter auch Projekte im Bereich Intranet-Migration, digitales Notfallmanagement und weitere.