Budget-Management ist in vielen Organisationen ein etablierter Finanzprozess zur Planung, Überwachung und Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben. Unternehmen planen Budgets in der Regel für einzelne Abteilungen, geplante Projekte oder auch als Gesamtbudget für das Unternehmen. Die Verantwortung für die Einhaltung der geplanten Budgets liegt dabei meist in den Händen der jeweiligen Führungskräfte.
Die Qualität der Planung sowie die Effektivität und Effizienz des Budget-Managements können jedoch stark variieren und führen – je nach Art der Budgetermittlung – im Zweifel zu einer erhöhten Ausgabenbereitschaft.
Stiftung Solina – modern, digital, menschlich
Die Stiftung Solina ist eine gemeinnützige Trägerschaft der Betriebe Solina Spiez und Solina Steffisburg. Sie stellt die Infrastruktur und Ressourcen zur Verfügung, um Menschen jeden Alters Wohnmöglichkeiten, Pflege und Betreuung anzubieten. Die Stiftung gehört auch in diesem Jahr zu den besten Arbeitgeberinnen in ihrer Größenkategorie.
Dass die Stiftung regelmäßig Bestnoten als Arbeitgeberin erhält, liegt sicherlich auch an der modernen Unternehmenskultur und der digitalen Reife der Organisation. Selbst der Budget-Management-Prozess wird seit mehreren Jahren digital sowie mit einem kollaborativen, dezentralen Ansatz unterstützt.
Budget-Management: zentral vs. dezentral
In vielen Organisationen ist das Budget-Management ein zentral gesteuerter Prozess der Finanzabteilung, der häufig erhebliche Koordinationsaufwände verursacht. Dazu gehören unter anderem das Sammeln von Planungsgrundlagen sowie das Erstellen, Befüllen und Konsolidieren zahlreicher Excel-Dateien – oft über mehrere Abstimmungsschleifen hinweg.
Bei Solina wurde bewusst ein kollaborativer Ansatz gewählt, der die Kostenstellenverantwortlichen bereits in der Planungsphase unkompliziert und direkt in den Entscheidungsprozess einbindet.
Mithilfe einer Online-App (Power Platform) stellt Solina den Kostenstellenverantwortlichen einen Budgetvorschlag zur Verfügung, der sich aus den Daten der vergangenen Jahre ableitet und den Trend der letzten sechs Buchungsmonate berücksichtigt.
Die Kostenstellenverantwortlichen (KstVA) können auf dieser Basis Anpassungen für Kostenstellen und Kostenarten vornehmen und diese mit entsprechenden Begründungen versehen.
Nach Abschluss der Planung kann jede verantwortliche Person ihre Kostenstelle „abschließen“ und zur Prüfung an die vorgesetzte Instanz weiterleiten. Die Konsolidierung erfolgt dabei schrittweise auf Ebene von Ressorts, Bereichen bis hin zum Gesamtunternehmen.
Während des gesamten Prozesses stehen analytische Reports (Power BI) zur Verfügung, die eine Bewertung aus unterschiedlichen Perspektiven ermöglichen und die Vorbereitung der Genehmigung durch den Stiftungsrat unterstützen.
Digital und agil
Als Spezialisten für die Konzeption und Umsetzung digitaler Organisationen und Prozesse unterstützen wir unsere Kunden auch bei der Einführung agiler Arbeitsweisen. Auch bei Solina konnten so verschiedene Themenbereiche im Anforderungsmanagement über Backlogs strukturiert und mithilfe von Sprints effizient umgesetzt werden.
Vor dem Start konkreter Digitalisierungsvorhaben sind jedoch strategische Klarheit sowie ein realistisches Verständnis für organisatorische Auswirkungen und die Trägheit von Veränderungsprozessen (Change Management) essenzielle Voraussetzungen.
Bei der Stiftung Solina durften wir bereits 2016 das erste „Big Picture“-Strategiedokument erarbeiten. Seitdem begleiten wir die Organisation kontinuierlich und unterstützen auch bei der Steuerung von Lieferanten und Projekten.
Weitere interessante Power-Platform- und Analytics-Projekte
- Market Survey Solution
- Analytische Transparenz im Bundesamt für Jugend und Familie
- Beraterprofile digital
- diverse weitere Projekte